為什么將信息管理系統(tǒng)遷移到云平臺(tái)和SaaS？

作者：Eija Paajanen 2018-07-05 14:24:48

云計(jì)算

SaaS 如今，信息管理市場正在發(fā)生根本性的變化。而將企業(yè)內(nèi)容管理(ECM)交易轉(zhuǎn)到云計(jì)算的進(jìn)程則要慢得多，例如客戶關(guān)系管理(CRM)套件。事實(shí)上在幾年前，行業(yè)分析師估計(jì)，只有不到20%的組織將其實(shí)施部署到云端。

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如今，信息管理市場正在發(fā)生根本性的變化。而將企業(yè)內(nèi)容管理(ECM)交易轉(zhuǎn)到云計(jì)算的進(jìn)程則要慢得多，例如客戶關(guān)系管理(CRM)套件。事實(shí)上在幾年前，行業(yè)分析師估計(jì)，只有不到20%的組織將其實(shí)施部署到云端。

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企業(yè)內(nèi)容管理(ECM)采用云計(jì)算進(jìn)展緩慢的原因有很多，這其中包括從客戶的數(shù)據(jù)隱私問題到性能和成本。但是時(shí)代在變。根據(jù)AIIM公司最近的信息管理狀況研究報(bào)告，超過80%的信息管理專業(yè)人員計(jì)劃轉(zhuǎn)向基于云計(jì)算的解決方案。信息管理行業(yè)在過去三年中對(duì)云計(jì)算的態(tài)度發(fā)生了顯著變化?？蛻糸_始比以往任何時(shí)候都更加信任云計(jì)算提供商，供應(yīng)商已經(jīng)開始推出可以利用云計(jì)算和內(nèi)部部署基礎(chǔ)設(shè)施的產(chǎn)品。供應(yīng)商的思維模式現(xiàn)在更可能是“云優(yōu)先(cloud-first)”而不是“只有云(cloud-only)”，混合云似乎是數(shù)據(jù)管理人員的長期發(fā)展方向，而不是臨時(shí)的、僅限于內(nèi)部部署的解決方案。在將所有數(shù)據(jù)傳輸?shù)皆朴?jì)算之前作為臨時(shí)舉措。

商業(yè)數(shù)字化需要信息管理的新方法

根據(jù)AIIM公司的研究，81%的組織認(rèn)為數(shù)字化轉(zhuǎn)型對(duì)其組織很重要。但是，傳統(tǒng)的企業(yè)內(nèi)容管理(ECM)已經(jīng)不足以滿足數(shù)字化轉(zhuǎn)型業(yè)務(wù)的復(fù)雜需求。正如AIIM首席布道師John Mancini所說：“信息混亂的上升趨勢正在創(chuàng)造對(duì)新的信息管理實(shí)踐的需求，這些實(shí)踐超越了傳統(tǒng)的企業(yè)內(nèi)容管理(ECM)?！?/p>

實(shí)際上，AIIM公司的研究還發(fā)現(xiàn)，對(duì)于70%的組織而言，企業(yè)內(nèi)容管理(ECM)時(shí)代的單片模型特征已被所需消費(fèi)內(nèi)容功能(即內(nèi)容服務(wù))的愿望所取代。

內(nèi)容服務(wù)框架引入了現(xiàn)代智能信息管理的架構(gòu)。內(nèi)容以多種不同的形式出現(xiàn)，并存儲(chǔ)在不同的系統(tǒng)和存儲(chǔ)庫中并應(yīng)用。此外，絕大多數(shù)組織的信息通常駐留在內(nèi)容管理系統(tǒng)之外。

智能信息管理不再依賴于單一的企業(yè)內(nèi)容管理(ECM)解決方案，與其相反，它建立在幾個(gè)通過API集成的服務(wù)上。所有這些層都是統(tǒng)一的，無論內(nèi)容所在的系統(tǒng)或存儲(chǔ)庫如何，都可以訪問內(nèi)容。

統(tǒng)一內(nèi)容層允許用戶通過元數(shù)據(jù)與內(nèi)容交互，從而為信息提供場景和價(jià)值。這提高了數(shù)據(jù)的可用性，并允許用戶將業(yè)務(wù)關(guān)鍵數(shù)據(jù)與大量暗數(shù)據(jù)分開。

協(xié)作和流動(dòng)性與控制和合規(guī)性

云計(jì)算技術(shù)具有其明顯的優(yōu)勢，但在尋求控制和合規(guī)性時(shí)，云計(jì)算可能不是一個(gè)很好的選擇?？刂坪秃弦?guī)通常是組織的優(yōu)先事項(xiàng)，尤其是面臨法律和合規(guī)要求不斷增加的現(xiàn)狀。盡管有這個(gè)重點(diǎn)，但組織的員工希望使用方便、直觀的用戶體驗(yàn)和靈活性，可以在辦公時(shí)間或企業(yè)場所以外工作。如果組織沒有提供合適的工具來滿足員工的需求，員工就會(huì)采取自己的工作方式。

提高用戶采用率的關(guān)鍵是提供易于使用、自動(dòng)更新、易于集成和移動(dòng)友好的引人入勝的解決方案。

混合解決方案提供兩全其美的優(yōu)勢?；旌辖鉀Q方案可以提供對(duì)內(nèi)部部署已建立記錄的控制、合規(guī)性和管理，以及員工通過基于云計(jì)算的應(yīng)用程序在日常工作中尋求的靈活用戶體驗(yàn)。混合基礎(chǔ)設(shè)施還消除了組織對(duì)數(shù)據(jù)遷移的需求，允許組織將遺留內(nèi)容保留在原有位置。

靈活性和協(xié)作的便利性

云計(jì)算服務(wù)有幾個(gè)好處：例如，云計(jì)算服務(wù)為移動(dòng)工作提供了無與倫比的機(jī)會(huì)。云計(jì)算服務(wù)使企業(yè)能夠?yàn)閱T工提供更加靈活的工作方式，而不會(huì)對(duì)生產(chǎn)力產(chǎn)生負(fù)面影響。通過共享服務(wù)進(jìn)行協(xié)作，還可以進(jìn)一步提高工作效率，因?yàn)閳F(tuán)隊(duì)可以更好地在項(xiàng)目上進(jìn)行交互和協(xié)作，共享相同的工具和文檔。

例如，企業(yè)現(xiàn)在可以通過安全文檔門戶與第三方共享信息。這不僅可以讓每個(gè)人更有效地工作，還可以保持對(duì)企業(yè)內(nèi)外重要信息流的可見性和控制，這對(duì)可審計(jì)性至關(guān)重要。

提高生產(chǎn)力和企業(yè)級(jí)安全性

由于將會(huì)面臨隱私和數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)，一些供應(yīng)商可能對(duì)采用云計(jì)算解決方案有些猶豫，但值得注意的是，一些規(guī)模最大的云計(jì)算提供商可以為規(guī)模較小的部門解決方案提供企業(yè)級(jí)(或更好)的安全性。其數(shù)據(jù)中心通常是冗余的，并連接到多個(gè)電網(wǎng)，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)經(jīng)過復(fù)制和加密。對(duì)于大多數(shù)企業(yè)而言，無法在本地部署數(shù)據(jù)中心或服務(wù)器機(jī)房中很難獲得相同級(jí)別的冗余。大多數(shù)云計(jì)算提供商還為選擇數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的物理位置提供了靈活性。

對(duì)于計(jì)算密集型工作負(fù)載，云計(jì)算還提供比傳統(tǒng)虛擬化服務(wù)器環(huán)境更多的彈性。例如，一些人工智能服務(wù)，例如計(jì)算機(jī)視覺API，需要一定程度的容量，這種容量的花費(fèi)昂貴而無法在本地維護(hù)。借助多租戶云服務(wù)，云計(jì)算提供商能夠以合理的價(jià)格按需提供超大規(guī)模計(jì)算。

從許可的角度來看，SaaS模式還提供了更多的靈活性。企業(yè)支付所需服務(wù)的訂閱費(fèi)，然后就可以在最短的啟動(dòng)時(shí)間內(nèi)使用該軟件。此外，由于許多云計(jì)算解決方案提供自動(dòng)更新，因此IT人員可以需要更少的時(shí)間進(jìn)行服務(wù)器和/或軟件更新。

新技術(shù)擴(kuò)展了信息管理市場

隨著針對(duì)小客戶的新技術(shù)和新類型產(chǎn)品的開發(fā)，企業(yè)內(nèi)容管理(ECM)解決方案正在向小型企業(yè)和中型企業(yè)發(fā)展。

降低成本、采用速度和業(yè)務(wù)流程轉(zhuǎn)型這些典型的驅(qū)動(dòng)因素，促進(jìn)了中小公司信息管理解決方案的擴(kuò)展。

同時(shí)，失去控制，數(shù)據(jù)安全，以及云計(jì)算與現(xiàn)有架構(gòu)的集成等，這些典型問題可能會(huì)阻礙企業(yè)向云計(jì)算服務(wù)的過渡。但是，規(guī)模較小的公司通常需要擔(dān)心的現(xiàn)有架構(gòu)較少，需要跟蹤和維護(hù)的內(nèi)部資源較少，并且可以快速建立數(shù)據(jù)安全專業(yè)知識(shí)。

這使得轉(zhuǎn)向云計(jì)算和混合解決方案的決定變得相對(duì)容易。混合解決方案可幫助中小企業(yè)克服大多數(shù)這些問題，在需要的地方提供更多控制，同時(shí)改善協(xié)作，并輕松訪問出于安全目的需要進(jìn)行審查的內(nèi)容。

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