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不知各位是否還記得我們都習(xí)慣使用的那些老式的生產(chǎn)力和辦公套件？久負(fù)盛名的Lotus 1-2-3辦公套件近日終于謝幕后，我開(kāi)始思考自己的生產(chǎn)力工具組合在這些年來(lái)究竟發(fā)生了怎樣的變化。不用說(shuō)，我今天使用的工具與以前使用的日常生產(chǎn)力“套件”大不相同。
讓客戶(hù)滿(mǎn)意是我們工作的目標(biāo)，不斷超越客戶(hù)的期望值來(lái)自于我們對(duì)這個(gè)行業(yè)的熱愛(ài)。我們立志把好的技術(shù)通過(guò)有效、簡(jiǎn)單的方式提供給客戶(hù)，將通過(guò)不懈努力成為客戶(hù)在信息化領(lǐng)域值得信任、有價(jià)值的長(zhǎng)期合作伙伴，公司提供的服務(wù)項(xiàng)目有：主機(jī)域名、雅安服務(wù)器托管、營(yíng)銷(xiāo)軟件、網(wǎng)站建設(shè)、交口網(wǎng)站維護(hù)、網(wǎng)站推廣。
在向各位介紹工具和我的“工作流程”之前，允許我指出這一點(diǎn)：工作流程這種東西對(duì)每個(gè)人來(lái)說(shuō)都不一樣。眼下我的工作內(nèi)容主要側(cè)重于教育和溝通，與早在開(kāi)辦初創(chuàng)企業(yè)的那個(gè)時(shí)期相比，現(xiàn)在處理電子表格的時(shí)間要少得多。
現(xiàn)在，我更多地與團(tuán)隊(duì)協(xié)調(diào)，而不是管理團(tuán)隊(duì)。我面對(duì)的是學(xué)生，而不是員工。我研究項(xiàng)目，而不是推出產(chǎn)品。我的日常工作流程體現(xiàn)了我的職業(yè)生涯發(fā)生的變化：由企業(yè)創(chuàng)始人變?yōu)樽稍?xún)顧問(wèn)，由經(jīng)理變?yōu)榻淌?，由出版人變?yōu)閷?zhuān)欄作家。
我使用數(shù)量眾多的工具來(lái)處理不同項(xiàng)目，每個(gè)項(xiàng)目所使用的工具往往變來(lái)變?nèi)ァ２贿^(guò)我在這里要討論的是每天用來(lái)管理我的“工作流程”的若干工具。
我的工作流程是什么樣的？
我把每天的工作時(shí)間分為兩大塊：一塊是用于溝通和知識(shí)收集時(shí)間，另一塊是項(xiàng)目時(shí)間。每天都有幾乎一樣的溝通和知識(shí)收集活動(dòng)，它們遵循相對(duì)一致的模式，事實(shí)證明這種模式對(duì)我來(lái)說(shuō)相當(dāng)高效。這就是我剛才一直在談?wù)摰娜粘＾k公活動(dòng)。
以我為例，上午到下午三點(diǎn)左右就是那段日常辦公時(shí)間。在這段時(shí)間，我聯(lián)系并跟進(jìn)平時(shí)接觸的所有人員：學(xué)生、編輯、制作人員等，另外每天都要閱讀，以了解和追蹤新聞和新技術(shù)，另外管理工作議程、安排自己的任務(wù)，以及撰寫(xiě)及回復(fù)電子郵件。
這整個(gè)過(guò)程就是我的工作流程。這么多年來(lái)，我努力優(yōu)化了這個(gè)過(guò)程，因而現(xiàn)在能夠在相對(duì)較短的時(shí)間內(nèi)完成大量的工作。
我一天中的另一半時(shí)間是項(xiàng)目時(shí)間。在這段時(shí)間，我研究從學(xué)術(shù)論文、演示文稿、白皮書(shū)到網(wǎng)絡(luò)廣播的各種資料。我往往在下午晚些時(shí)候和深夜著手處理項(xiàng)目，傍晚與家人團(tuán)聚以及午餐或晚餐時(shí)間才有空休息一下。
我的日常工作流程所用的工具
鑒于各位已了解了我每天的工作是怎么安排的，不妨討論我的日常工作流程中所用的工具。先從Gmail開(kāi)始介紹吧。
大概兩個(gè)月前吧，我由原來(lái)的Outlook改為使用Gmail；我得告訴你，我的工作效率因此得到了大幅提升。我的所有電腦上都有一模一樣的電子郵件界面，并且與我的安卓手機(jī)和Chromebook筆記本緊密集成起來(lái)，情況完全變了。
再也沒(méi)有出現(xiàn)成千上萬(wàn)個(gè)難以管理的事項(xiàng)充斥著收件箱。實(shí)際上，郵件正是這個(gè)日常辦公過(guò)程的一個(gè)主要組成部分。
鬧鐘鈴聲大作后，我的一天就開(kāi)始了。我通常從被窩里伸手去掏手機(jī)，極不情愿地睜開(kāi)眼睛，點(diǎn)擊Gmail應(yīng)用程序，然后瞄一眼，看看有沒(méi)有要緊的內(nèi)容。要是沒(méi)有什么緊急郵件，我就繼續(xù)瞇一會(huì)兒。如此往復(fù)兩三次后，我終于爬起來(lái)，洗漱一番，晃悠悠走到咖啡機(jī)跟前。
一旦咖啡拿在手上，我盡量繞開(kāi)前陣子收養(yǎng)的狗狗，提防它咬我的腳趾、潑灑杯中咖啡、踩在它身上。最后，我躺到沙發(fā)上，打開(kāi)沙發(fā)旁邊的顯示器，再次收閱郵件。
這時(shí)，我往往會(huì)留意收件箱里有面什么內(nèi)容，但既不處理，也不回復(fù)。我只想慢慢品嘗那杯咖啡。
我還掃了一眼我的日歷和待辦事項(xiàng)列表，確保自己知道這一天要準(zhǔn)備處理什么事。
借助Pocket閱讀每日必讀內(nèi)容
接下來(lái)，我開(kāi)始閱讀每天必讀的內(nèi)容。當(dāng)然，先是瀏覽ZDNet網(wǎng)站，然后通常是Drudge和Techmeme。我快速瞄一眼新聞標(biāo)題和似乎值得一讀的任何內(nèi)容；看到感興趣的，就右鍵并保存到Pocket閱讀工具中。
在使用Pocket之前，我過(guò)去通過(guò)新的標(biāo)簽頁(yè)，打開(kāi)所有感興趣的新聞標(biāo)題。結(jié)果，瀏覽器常常給淹沒(méi)在一堆瀏覽器標(biāo)簽頁(yè)當(dāng)中，有時(shí)甚至到崩潰的地步。要是我換一臺(tái)電腦，就不得不搞明白打開(kāi)了哪些標(biāo)簽頁(yè)，否則不知怎么協(xié)調(diào)幾十個(gè)打開(kāi)的標(biāo)簽頁(yè)。真是一團(tuán)糟。
現(xiàn)在，我只要把一切都保存到Pocket里面，之后可以慢慢閱讀。其實(shí)我分兩個(gè)階段這么做。先瀏覽ZDNet、Drudge和Techmeme，快速了解當(dāng)天有什么重大新聞。然后在上午晚些時(shí)候，我打開(kāi)Feedly這款RSS訂閱工具，處理覺(jué)得有時(shí)間瀏覽的眾多網(wǎng)站?；蛘撸視?huì)深挖某篇有趣而新潮的故事，查找更多內(nèi)容，我也會(huì)把相關(guān)內(nèi)容保存到Pocket里面。
這個(gè)工具的好處在于，我可以在喝咖啡的同時(shí)很容易做到這一點(diǎn)。我可以通過(guò)新聞標(biāo)題了解當(dāng)天概況，但又不需要一大早就全身心地?fù)湓诰W(wǎng)上。
至此，我的一天已過(guò)去了大概30分鐘到60分鐘的辰光，我喝完了一兩杯咖啡，無(wú)論對(duì)我所熟悉的圈子發(fā)生的事情，還是對(duì)其他事情，都有了相當(dāng)清楚的了解。醒來(lái)后就能第一時(shí)間了解信息，這真不賴(lài)。
我會(huì)直接進(jìn)入到早上處理電子郵件的環(huán)節(jié)，或者開(kāi)始早讀，這取決于Gmail收件箱里面的郵件有多重要、多緊迫。我更喜歡在收閱電子郵件之前進(jìn)行早讀，所以我接下來(lái)就討論這個(gè)。
先Pocket、后Evernote
我經(jīng)常閱讀，而且閱讀量很大。我需要了解最新的大量信息，既關(guān)注相關(guān)的突發(fā)新聞，也關(guān)注專(zhuān)業(yè)的技術(shù)或?qū)W術(shù)信息。因而，我早上相當(dāng)一部分時(shí)間花在了閱讀上。
由于我已經(jīng)從我的主要內(nèi)容來(lái)源選擇了文章，就可以打開(kāi)Pocket、開(kāi)始閱讀了。我很喜歡這個(gè)工具，因?yàn)槲椰F(xiàn)在把所有內(nèi)容都放在一個(gè)位置。
Pocket尤其出色的地方在于，它不但可以在沙發(fā)旁邊的Web瀏覽器和Chrome瀏覽器上運(yùn)行，還有面向iOS和安卓的Pocket版本。因而，我可以在任何地方閱讀文章――甚至在廁所里用那部專(zhuān)用的Nexus 7閱讀，或者外出時(shí)閱讀。
雖然我平時(shí)日復(fù)一日地處理日常工作，但使用這些工具意味著，要是興血來(lái)潮，我也可以抄起平板電腦或Chromebook，跑到當(dāng)?shù)乜Х瑞^處理同樣的工作。
我早上的一項(xiàng)工作就是在社交網(wǎng)絡(luò)上發(fā)帖子。只要在自己的Pocket內(nèi)容庫(kù)中看到一篇饒有趣味的文章，就會(huì)點(diǎn)擊Pocket中的Share（共享）圖標(biāo)，然后選擇Buffer社交媒體工具。Buffer拿來(lái)當(dāng)前文章后將它排入一份時(shí)間表，并發(fā)布到推特、臉譜和領(lǐng)英等社交網(wǎng)站上。只需點(diǎn)擊兩下，我就分享了有趣的文章。
我早讀的另一個(gè)方面就是，把有助于我所開(kāi)展項(xiàng)目的文章或者有助于一般研究資源的文章保存起來(lái)。雖然我有高級(jí)版的Pocket（它可以把你打鉤的文章保存起來(lái)），但還是使用Evernote來(lái)整理我的所有研究資料。
我就使用Evernote Web Clipper工具來(lái)截取當(dāng)前文章，并將文章拖到Evernote里面，而不是從Pocket共享到Evernote。
沖洗，清洗，循環(huán)回復(fù)
我比較認(rèn)真地對(duì)待早讀過(guò)程。一直讀到厭倦了或饑餓了，或者想改而管理電子郵件或日程安排。
在整整一天當(dāng)中，我還會(huì)回過(guò)頭來(lái)使用Pocket，閱讀一些內(nèi)容。要是我需要因別的事情而暫時(shí)停止閱讀，或者我在排隊(duì)等候（比如我在餐館點(diǎn)了菜、等菜上來(lái)，或者在醫(yī)生診所等著看病，或者等蘋(píng)果主題演講開(kāi)始），這個(gè)工具就非常實(shí)用。
這一切的關(guān)鍵點(diǎn)在于，自從我每天的閱讀改用這種先Pocket后Evernote的流程后，工作效率和靈活性均已大幅上升。我完成了更多的工作，而整個(gè)過(guò)程的質(zhì)量又讓我極其滿(mǎn)意。再也不至于被桌面瀏覽器綁住手腳了，因?yàn)樗羞@些工具在我的所有設(shè)備上統(tǒng)統(tǒng)可以使用。
聯(lián)系和安排
假設(shè)沒(méi)有什么要緊的事情需要先予以處理，那么在上午的某個(gè)時(shí)間點(diǎn)，我會(huì)將工作重心由閱讀改為溝通。我退出Pocket，進(jìn)入到Gmail，一路處理電子郵件。
Gmail在過(guò)濾掉垃圾郵件方面確實(shí)做到很到位，不過(guò)我會(huì)進(jìn)入到Updates（最新快訊）和Promotions（促銷(xiāo)內(nèi)容）標(biāo)簽，刪除任何不必要的內(nèi)容，或?qū)⑵錁?biāo)記為垃圾郵件。這種清理操作通常相當(dāng)便捷。
有時(shí)候，我的Updates（最新快訊）部分里面有內(nèi)容表明有一個(gè)任務(wù)項(xiàng)。比如說(shuō)，如果我瀏覽的一個(gè)網(wǎng)站發(fā)布了安全警告，視情況嚴(yán)重程度，我會(huì)立即著手解決這個(gè)問(wèn)題，或者將電子郵件作為一個(gè)待辦事項(xiàng)發(fā)送到Todoist。
Todoist和Gmail在這方面整合得非常好。我只需要點(diǎn)擊Todoist圖標(biāo)就行，就可以把這封電子郵件變成一個(gè)待辦事項(xiàng)，附有返回到那封原始電子郵件的鏈接。一旦我將它安排為待辦事項(xiàng)（無(wú)論當(dāng)天或以后），隨后就可以將郵件存檔起來(lái)，從收件箱清除掉。
對(duì)于其余郵件，我采用了同樣的過(guò)程。如果我能立馬回復(fù)向我發(fā)來(lái)郵件的某個(gè)人提出的詢(xún)問(wèn)，通常會(huì)立馬回復(fù)。要不然（比如需要我做另外的研究，或者這其實(shí)是貌似電子郵件的行動(dòng)項(xiàng)），我會(huì)將它作為待辦事項(xiàng)發(fā)送到Todois，并將它從收件箱清除掉。
管理所有那些待辦事項(xiàng)的秘訣
我對(duì)與日歷有關(guān)的項(xiàng)目采取了同一做法。比如說(shuō)，我是加州大學(xué)伯克利分校繼續(xù)教育學(xué)院的信息系統(tǒng)和管理證書(shū)咨詢(xún)委員會(huì)成員；要是收到一封郵件稱(chēng)已安排了一場(chǎng)會(huì)議要我參加，只需鼠標(biāo)右擊就在電子郵件中間的日期，并將它排入到工作日程。原始電子郵件再次作為一個(gè)鏈接而出現(xiàn)，所以我可以將它從收箱中清除出去、存檔起來(lái)。
這樣一來(lái)，我可以快速瀏覽收件箱，回復(fù)郵件、標(biāo)記待辦事項(xiàng)或標(biāo)記到日歷。我在很短的時(shí)間內(nèi)將收件箱清空得干干凈凈。
現(xiàn)在客觀地說(shuō)，我略微有點(diǎn)迷戀電子郵件，所以確實(shí)經(jīng)?；剡^(guò)頭來(lái)查閱收件箱，每天一兩次（多的時(shí)候二三十次）。但由于我的收件箱現(xiàn)在基本上干干凈凈，這種做法也沒(méi)什么太大的弊端，只不過(guò)浪費(fèi)了一兩秒鐘而已。
實(shí)際上，由于我已將電子郵件通知整合到手機(jī)上，我發(fā)覺(jué)居然打破了時(shí)不時(shí)查閱收件箱的習(xí)慣，因?yàn)槌俏衣?tīng)到通知提示音，否則沒(méi)有任何重要的電子郵件發(fā)來(lái)。我居然好幾個(gè)小時(shí)都沒(méi)有查閱電子郵件收件箱，這可以說(shuō)創(chuàng)下了我的個(gè)人記錄。
安排待辦事項(xiàng)列表
至此，我通常完成了早上的大部分事情。電子郵件已被處理，行動(dòng)項(xiàng)已被移到待辦事項(xiàng)列表，已安排事項(xiàng)已被移到日歷。我已閱讀了大量的文章，大概了解了接下來(lái)要負(fù)責(zé)處理的各種問(wèn)題。
現(xiàn)在，是時(shí)候處理待辦事項(xiàng)了。與Pocket、Evernote和Gmail一樣，Todoist也可以在我的手機(jī)、平板電腦和Chromebook上運(yùn)行，還可以在臺(tái)式機(jī)瀏覽器窗口里面運(yùn)行。于是，我可以從任何地方來(lái)組織管理待辦事項(xiàng)。
我做的頭一件事是，向下滾動(dòng)列表、移動(dòng)待辦事項(xiàng)。有些事項(xiàng)不再是今天的優(yōu)先事項(xiàng)，而有些事項(xiàng)的優(yōu)先級(jí)提高了。還有一些重復(fù)任務(wù)（比如給每個(gè)班的學(xué)生打分）會(huì)在需要彈出來(lái)時(shí)彈出來(lái)。
在我處理接下來(lái)的工作（處理待辦事項(xiàng)任務(wù)、慢慢進(jìn)入到項(xiàng)目時(shí)間）之前，我會(huì)告訴你用來(lái)管理待辦事項(xiàng)的新型秘密武器：Trello。
Trello解決了待辦事項(xiàng)列表的一個(gè)典型問(wèn)題：待辦事項(xiàng)列表上的事項(xiàng)實(shí)在太多了。我們都飽受其害：任何可能需要處理的事項(xiàng)，甚至將來(lái)某一天的事項(xiàng)和“我會(huì)盡快處理”的事項(xiàng)，未來(lái)的項(xiàng)目想法，其他所有雜七雜八的事項(xiàng)，這些統(tǒng)統(tǒng)出現(xiàn)在待辦事項(xiàng)列表上，這些優(yōu)先級(jí)很低的項(xiàng)目將列表塞得滿(mǎn)滿(mǎn)當(dāng)當(dāng)。
光整理出所有那些之前安排（比如為下個(gè)月15日安排）的事項(xiàng)，再次移到下個(gè)月，這就要花好幾天的工夫。
我認(rèn)真考慮了這個(gè)問(wèn)題，認(rèn)識(shí)到有些事項(xiàng)需要處理，有些事項(xiàng)可以在近期處理，還有些事項(xiàng)只需要放在列表上的某個(gè)地方，它們毫無(wú)優(yōu)先級(jí)可言。
Trello集白板、列表管理器和項(xiàng)目管理器于一體。你可以為某些類(lèi)別制作白板，可以在那些白板里面制作列表。每個(gè)列表項(xiàng)都是白板上的卡片，你可以寫(xiě)筆記，在每張卡片背面上與團(tuán)隊(duì)的其他成員交流。這聽(tīng)起來(lái)很復(fù)雜，卻異常直觀簡(jiǎn)單。
除了Web平臺(tái)外，Trello還可以在安卓和iOS平臺(tái)上使用，所以我又一次可以從任何地方來(lái)處理工作。
我制作了一堆Trello白板，“應(yīng)該在列表上”，但本周或下周不用處理的所有事項(xiàng)都放到Trello白板上。我經(jīng)?？茨切┌装澹绕涫窃谔幚硐鄳?yīng)的項(xiàng)目時(shí)，從白板上獲取事項(xiàng)，并將它們發(fā)送到Todoist，不過(guò)前提是我確實(shí)想在那周立馬處理這些事項(xiàng)。
順便說(shuō)一下，這正是牢牢控制待辦事項(xiàng)列表的關(guān)鍵所在。如果你果真打算在比較短的時(shí)間內(nèi)處理某個(gè)事項(xiàng)，就把它放在待辦事項(xiàng)列表上。如果你希望在某一天處理它，它不是待辦事項(xiàng)列表上的事項(xiàng)，也不是要處理的事項(xiàng)，就應(yīng)該把它們列到某個(gè)地方的另一個(gè)列表上。我使用Trello來(lái)做到這一點(diǎn)。
重新考慮你的工作流程
每過(guò)幾年，我就會(huì)重新考慮自己的工作流程，通常是覺(jué)得自己太落伍，或者因遺漏事項(xiàng)而沮喪不已時(shí)重新考慮。最近優(yōu)化的這種工作流程已持續(xù)了幾個(gè)月，到目前為止是我遇到過(guò)的最高效的流程。
正如我前面提到的那樣，你的工作流程會(huì)不一樣，但我還是強(qiáng)烈建議好好考慮自己的工作流程，然后優(yōu)化日?；顒?dòng)。你會(huì)發(fā)現(xiàn)工作效率因此提高了，你的日子也會(huì)過(guò)得更舒坦。
這幾乎就是雙贏局面，不是嗎？
附言：令人驚訝的是，我平常使用的工具中居然沒(méi)有一款微軟軟件。我以前離不開(kāi)Outlook?，F(xiàn)在我仍大量使用PowerPoint制作演示文稿，但我的日常工作完全與微軟無(wú)關(guān)。這倒不是什么政治決定或聲明。說(shuō)實(shí)話(huà)，我相當(dāng)喜歡微軟。我只是尋找并整理出了處理工作的最佳工具。如果我是微軟內(nèi)部人士，我會(huì)認(rèn)真想一想再動(dòng)筆。
英文：http://www.zdnet.com/my-top-productivity-tools-and-tricks-for-managing-my-daily-workflow-7000034346/
名稱(chēng)欄目：曬一曬管理日常工作流程的幾大辦公工具和技巧
瀏覽地址：http://www.5511xx.com/article/coedpip.html
