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賽門(mén)鐵克***的調(diào)查報(bào)告發(fā)現(xiàn)，很多企業(yè)都在***地存儲(chǔ)信息，而沒(méi)有去實(shí)施能讓他們放心刪除不重要數(shù)據(jù)或記錄的策略。了解一下這種習(xí)慣做法不能再繼續(xù)下去的原因。
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對(duì)于當(dāng)今大多數(shù)企業(yè)，他們?cè)谛畔⒐芾矸矫嫠坪醵际?說(shuō)一套，做一套"。
賽門(mén)鐵克***發(fā)布的2010 年度信息管理狀況調(diào)查報(bào)告為此提供了依據(jù)。該報(bào)告顯示，87% 的受訪企業(yè)認(rèn)同正式信息保留計(jì)劃的價(jià)值，而其實(shí)只有46% 企業(yè)實(shí)施這樣的計(jì)劃。
另外，該調(diào)查報(bào)告還發(fā)現(xiàn)，很多情況下，企業(yè)都在不限期地存儲(chǔ)信息，而沒(méi)有通過(guò)可靠的數(shù)據(jù)保留策略去刪除再無(wú)法律、法規(guī)或業(yè)務(wù)意義的數(shù)據(jù)或記錄。
閱讀下文了解一下，信息管理目標(biāo)和實(shí)踐之間的這一"差距"是如何導(dǎo)致一些常見(jiàn)信息管理錯(cuò)誤、繼而帶來(lái)更嚴(yán)重后果的。然后再了解一下企業(yè)現(xiàn)在可以開(kāi)始采取哪些措施控制他們的信息。
信息管理的***錯(cuò)誤
該調(diào)查是由Applied Research 在2010 年6 月開(kāi)展的，對(duì)象是來(lái)自26 個(gè)國(guó)家或地區(qū)的1,680 名資深I(lǐng)T 和法律部門(mén)管理人員。結(jié)果顯示：
o企業(yè)保留了太多的信息。調(diào)查對(duì)象稱，他們有的備份被設(shè)定為***保留或處于法律保留狀態(tài)。他們還表示，在他們備份的數(shù)據(jù)中，有25% 是沒(méi)有業(yè)務(wù)意義的，或不應(yīng)該保存在備份中。1/6 的文件是無(wú)限期歸檔的。據(jù)IDC 預(yù)測(cè)，企業(yè)數(shù)據(jù)在未來(lái)4 年中大約攀升400%。鑒于此，這些統(tǒng)計(jì)結(jié)果會(huì)更加令人堪憂。
o 企業(yè)誤用備份、恢復(fù)和歸檔功能。在接受調(diào)查的企業(yè)中，有近半數(shù)表示，他們將備份軟件用作了文件和文檔歸檔工具，而這絕不是備份軟件所應(yīng)起的作用。
o企業(yè)實(shí)施的法律保留策略不當(dāng)。該調(diào)查報(bào)告顯示，70% 的調(diào)查對(duì)象在用備份系統(tǒng)執(zhí)行法律保留任務(wù)，這也不是備份系統(tǒng)所起的有效作用。另外，45% 的備份存儲(chǔ)都用于法律保留。
Applied Research 分析完調(diào)查結(jié)果后，按企業(yè)的信息管理方式將它們分成了5 層。最上層代表那些已實(shí)施正式的信息管理舉措與策略的企業(yè)，而最下層代表那些尚未實(shí)施正式的舉措或策略的企業(yè)。Applied Research 在描述最上層企業(yè)和最下層企業(yè)之間的差距時(shí)用到了"震驚"這樣的字眼。例如：
o71% 的最上層企業(yè)實(shí)施了保留計(jì)劃，而最下層企業(yè)中只有27%。
o26% 的最上層企業(yè)在使用備份軟件執(zhí)行歸檔任務(wù)，而最下層企業(yè)中只有49%。
o在使用備份存儲(chǔ)支持法律保留任務(wù)方面，***上企業(yè)和最下層企業(yè)的存儲(chǔ)使用率分別為20% 和60%。
難怪這些信息管理問(wèn)題會(huì)導(dǎo)致以下后果，從而讓企業(yè)蒙受損失：
o存儲(chǔ)劇增。研究報(bào)告顯示，存儲(chǔ)成本會(huì)繼續(xù)飆升，因?yàn)樾畔⒌倪^(guò)久保留已導(dǎo)致數(shù)據(jù)審查成本比數(shù)據(jù)存儲(chǔ)成本高出了1,500 倍。
o無(wú)法維持的備份可用時(shí)間。備份時(shí)間大大延長(zhǎng)了。正如該調(diào)查報(bào)告所述："恢復(fù)如此多的備份需要很長(zhǎng)時(shí)間，這使得任何災(zāi)難恢復(fù)程序都無(wú)能為力。"
o查詢成本高，查詢效率低。由于大量的信息是存儲(chǔ)在難訪問(wèn)的備份磁帶上，因此，查詢工作會(huì)變得復(fù)雜、耗時(shí)、成本高。
現(xiàn)在就開(kāi)始制定計(jì)劃
企業(yè)知道，他們應(yīng)該完善信息管理工作，但往往又會(huì)因?yàn)橐贫ㄒ惶兹?、具體的策略而耗費(fèi)大量的精力。眾所周知，制定"出色"的計(jì)劃并非易事。企業(yè)***從制定良好的基本信息管理方法入手。賽門(mén)鐵克為您推薦了一個(gè)簡(jiǎn)單的5 步實(shí)施計(jì)劃：
o制定正式保留計(jì)劃。如果沒(méi)有正式計(jì)劃，那么就很難確定刪除時(shí)間和刪除內(nèi)容。這也是導(dǎo)致信息保留時(shí)間過(guò)長(zhǎng)的原因。盡快開(kāi)始制定該計(jì)劃的另一個(gè)原因是法律訴訟。現(xiàn)在，幾乎每起訴訟案件都會(huì)涉及以電子格式存儲(chǔ)的信息。如果企業(yè)沒(méi)有制訂正式的計(jì)劃，那么，他們按照聯(lián)邦和州法律法規(guī)查找和保留相關(guān)信息會(huì)困難重重?，F(xiàn)在，如果企業(yè)沒(méi)能及時(shí)查找和提供相關(guān)信息，那么他們的名號(hào)往往就會(huì)登上報(bào)紙的頭版頭條。
o不要再用備份功能來(lái)執(zhí)行歸檔和法律保留任務(wù)了。備份功能不是用來(lái)執(zhí)行電子查詢?nèi)蝿?wù)的。雖然如此，但現(xiàn)在，很多企業(yè)還是在用備份功能執(zhí)行信息檢索任務(wù)。為此，他們也浪費(fèi)了不少的時(shí)間和金錢(qián)，這一點(diǎn)可以從法律案件不斷增加的趨勢(shì)中得到印證。
o部署去重技術(shù)，減少存儲(chǔ)量。如果企業(yè)能夠盡可能接近信息源應(yīng)用去重技術(shù)，那么是可以釋放網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器和存儲(chǔ)資源的。企業(yè)還應(yīng)該集中管理去重技術(shù)，以便降低復(fù)雜性。
o按信息保留計(jì)劃，執(zhí)行刪除任務(wù)。在這里，實(shí)時(shí)歸檔是一項(xiàng)關(guān)鍵的任務(wù)。實(shí)時(shí)歸檔的工作原理是，將信息（來(lái)自電子郵件和其他系統(tǒng)）遷入中央存儲(chǔ)庫(kù)，即歸檔位置。一旦某個(gè)信息項(xiàng)目完成歸檔，企業(yè)就可以根據(jù)策略來(lái)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化控制模式了。這一環(huán)節(jié)很重要，因?yàn)樾畔⑦M(jìn)入自動(dòng)化的控制模式后，企業(yè)就可以實(shí)施基本的保留和刪除策略了，從而能讓自己在不影響最終用戶的情況下實(shí)現(xiàn)重復(fù)的保留和刪除流程。
o使用歸檔系統(tǒng)執(zhí)行電子查詢?nèi)蝿?wù)。信息集中后，企業(yè)就能夠更快地搜索相關(guān)的信息了，并且搜索的內(nèi)容也會(huì)比備份環(huán)境的更全面。這也就降低了企業(yè)評(píng)估法律風(fēng)險(xiǎn)、解決內(nèi)部調(diào)查問(wèn)題和應(yīng)對(duì)遵從事件所用的時(shí)間和成本。不妨考慮一下歸檔功能在前期案例評(píng)估中發(fā)揮的作用。如果企業(yè)在遇到法律案件時(shí)能盡早做出評(píng)估，那么，他們選擇案件處理策略就會(huì)更輕松、更有效，安排訴訟預(yù)算會(huì)更合理。如果內(nèi)部法律顧問(wèn)能訪問(wèn)支持搜索和審查功能的歸檔系統(tǒng)，那么，電子查詢成本也會(huì)隨之降低。收集歸檔信息并為其編制索引后，企業(yè)就可以開(kāi)展早期案件評(píng)估了，并且這樣還不會(huì)產(chǎn)生手動(dòng)收集數(shù)據(jù)和交給第三方處理所招致的費(fèi)用和中斷。
結(jié)論
現(xiàn)在，很多企業(yè)都在無(wú)限期地存儲(chǔ)信息，而沒(méi)有去實(shí)施能讓他們放心刪除不重要數(shù)據(jù)和記錄的策略。如果他們沒(méi)有實(shí)施規(guī)范的保留計(jì)劃，那么就會(huì)不斷面臨以下問(wèn)題，如存儲(chǔ)劇增，備份時(shí)間無(wú)法承受，法律風(fēng)險(xiǎn)增加和查詢效率低、成本高。
簡(jiǎn)而言之，企業(yè)應(yīng)該重新控制數(shù)量龐大且飛速增長(zhǎng)的信息。雖然企業(yè)以后可以逐步開(kāi)發(fā)一套全面、具體的策略，但首先還是應(yīng)該盡快制定規(guī)范的計(jì)劃。如果企業(yè)想防范一些會(huì)帶來(lái)重大經(jīng)濟(jì)損失的信息管理錯(cuò)誤，這也是最保險(xiǎn)的做法。
詳情請(qǐng)下載2010 年度信息管理狀況調(diào)查報(bào)告。
有關(guān)如何應(yīng)對(duì)歸檔和查詢挑戰(zhàn)的信息，請(qǐng)?jiān)L問(wèn)Symantec Enterprise Vault。
當(dāng)前標(biāo)題：放心查詢和刪除數(shù)據(jù)
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